Terminologia arhivistica de baza

           

Arhiva =   1. Ansamblu de documente constituite organic referitoare la istoria unui popor, la activitatea unei unitati, la persoane particulare, destinate prin natura lor, a fi conservate;

                2. Loc special amenajat unde sunt stranse documentele rezultate din activitatea unei unitati, in vederea pastrarii si cercetarii lor;

             3. Unitate sau parte structurala a unei unitati care efectueaza primirea si pastrarea documentelor, organizand folosirea lor in scopuri stiintifice, economice, politice, sociale, culturale etc.

 

Arhivar = functionar care se ocupa cu munca de arhiva la Arhivele Nationale sau la unitati, efectuand operatiuni de primire - predare a documentelor de depozit, ordonare, inventariere si selectionare, ingrijindu-se si de pastrarea corespunzatoare a documentelor.

 

Arhivist = specialist care isi desfasoara activitatea in cadrul Arhivelor Nationale si a unor institutii central sau judetene, avand ca sarcina organizarea, conservarea si valorificarea documentelor din Fondul Arhivistic National.

 

Arhivare = operatiunea de organizare a documentelor in depozitul de arhiva, dupa criterii prestabilite.

 

Arhiva curenta = arhiva constituita din documente primite, expediate sau intocmite pentru uz intern, rezultate din activitatea cotidiana a unitatilor, documente care sunt pastrate la compartimente un timp limitat, timp in care sunt constituite in dosare si urmeaza a fi depuse la arhiva unitatii.

 

Fond arhivistic = totalitatea documentelor create in decursul activitatii unei unitati, independente din punct de vedere organizatoric si operativ, care nu si-a schimbat profilul activitatii si teritoriul de competenta si are registratura proprie, precum si de catre o familie sau o persoana fizica.

 

Fondarea = operatiunea arhivistica de delimitare a documentelor apartinand unui creator.

 

Arhivele Nationale = institutie de stat, sprecializata in preluarea, prelucrarea, pastrarea, conservarea si valorificarea documentelor care au caracter istorico-documentar.

 

Colectie arhivistica = totalitatea documentelor grupate de un creator si detinator, confom unui anumit criteriu fara a se tine seama de provenienta lor sau de existenta unei legaturi organice.

 

Depozit de arhiva = spatiu destinat pastrarii documentelor, construit sau amenajat special, avandu-se in vedere criterii specifice in ceea ce priveste amplasamentul, rezistenta, microclimatul interior, fluxurile tehnologice, paza si protectia documentelor.

 

Microclimatul depozitului = totalitatea parametrilor care caracterizeaza conditiile existente intr-un depozit de arhiva.

 

Aerisirea depozitelor = tehnica de intretinere a igienei depozitelor, organizata in scopul ventilarii aerului pentru a evita poluarea sa prin acumulari de substante rezultate din imbatranirea hartiei si formarea de aer stagnant, favorabil dezvoltarii proceselor de biodeteriorare.

 

Climatizarea depozitelor de arhiva = ansamblu de masuri avand ca scop mentinerea temperaturii, umiditatii relative si puritatii aerului din depozitele de arhiva la parametrii recomandati pentru conservare, cu ajutorul unor instalatii de climatizare.

 

Conservarea documentelor = complex de masuri destinate pastrarii in cele mai bune conditii a documentelor de arhiva.

 

Document = toate sursele pe suporti friabili, realizate cu ajutorul grafiei, fotografiei, inregistrarilor sonore, cinematografice sau altor imagini, care prezinta interes pentru cunoasterea istorica.

 

Act = termen general pentru orice inscris intocmit de persoane fizice sau juridice, consemnand situatii de drept sau de fapt.

 

Creator de arhiva = fiecare din unitatile de stat si private, precum si persoane fizice, care in decursul activitatii au creat documente cu valoare documentar-istorica.

 

Nomenclator arhivistic = instrument de lucru in arhiva unei unitati, constand dintr-o lista sistematica a tuturor categoriilor de documente, create in decursul unui an, grupate pe compartimente, potrivit organigramei respectivei unitati, iar in cadrul acestora pe probleme si pe termene de pastrare.

 

Termen de pastrare = limita de timp stabilita pentru pastrarea diferitelor categorii de documente, dintr-un fond, precizata prin nomenclatorul arhivistic.

 

Dosar = unitate arhivistica in care se grupeaza documente referitoare la aceeasi problema, de aceeasi valoare, dupa un criteriu stabilit.

 

Indicativ al dosarului = ansamblu de semne constand din litere si cifre care individualizeaza unitatea arhivistica si indica locul pe care il ocupa in nomenclator.

 

Constituirea dosarului = operatiunea arhivistica ce consta in ordonarea documentelor referitoare la aceeasi problema si cu acelasi termen de pastrare, create de un departament, in cursul unui an, numerotarea filelor, certificarea si coaserea sau legarea lor.

 

Unitate arhivistica(u.a.) = element component al unui fond arhivistic sau al unei colectii arhivistice, care se individualizeaza prin continutul si forma sa, referindu-se la o actiune, problema sau lucru si ocupa o pozitie distincta intr-un instrument de evidenta.

 

Continutul unitatii arhivistice = totalitatea informatiilor dintr-o unitate arhivistica

 

Cuprinsul unitatii arhivistice = element de baza al inventarului arhivistic care reda in mod concis principalele informatii dintr-o u.a.

 

Ordonare = operatiunea de grupare a u.a. in cadrul fondurilor sau colectiilor dupa criteriile stabilite: cronologic, cronologic-structural, alfabetic, pe probleme, pe corespondenti etc.

 

Inventariere = operatiunea arhivistica de luare in evidenta a u.a. dintr-un fond, fragment de fond sau colectie, dupa ordonarea lor conform unor criterii stabilite prin nomenclatorul arhivistic sau planul metodic de lucru.

 

Inventar arhivistic = instrument de informare stiintifica care cuprinde descrierea analitica a fiecarei u.a. dintr-un fond sau colectie, indicandu-se pentru fiecare u.a. in parte numarul curent(cota), continutul, datele extreme, numarul de file.

 

Opis = lista tuturor actelor cuprinse intr-o u.a., in care se reda, pe scurt, continutul acestora.

 

Cota = ansamblul elementelor de identificare a unei unitati arhivistice in cadrul fondului sau colectiei arhivistice din care face parte; consta din denumirea fondului sau colectiei, a compartimentului, numarul unitatii arhivistice din instrumentul de evidenta si anul documentelor, cota se inscrie pe u.a.

 

Date extreme = limitele cronologice in care se inscriu documentele dintr-un fond, colectie sau unitate arhivistica si care sunt necesare in operatiunile de ordonare, inventariere a documentelor si evidenta a fondurilor.

 

Selectionare u.a. = una din operatiunile de baza ale activitatii arhivistice care consta in stabilirea valorii documentar-istorice sau practice a u.a. dintr-un fond sau colectie, in vederea pastrarii permanente a celor ce fac parte din Fondul Arhivistic National si eliminarea celor lipsite de importanta.

 

Comisia de selectionare de la unitati = organ colectiv constituit la creatorii si detinatorii de documente prin efectuarea selectionarii documentelor din fondurile proprii sau detinute.

 

Proces-verbal de selectionare = act oficial in care se consemneaza avizul Comisiei de selectionare asupra eliminarii dintr-un fond sau colectie u.a. lipsite de valoare documentar-istorica sau practica si al caror termen de pastrare a expirat. La procesul-verbal se anexeaza inventarul sau inventarele u.a. propuse a fi eliminate si inventarul sau inventarele documentelor permanente din anii pentru care se propune selectionarea.