Digitalizare arhivă

Acum poți avea o versiune digitală, în oglindă, a arhivei fizice

Îți punem la dispoziție cea mai modernă soluție pentru arhiva ta. Documentele sunt scanate și introduse într-o bază de date, astfel ca tu să le poți găsi foarte rapid, printr-o simplă căutare.

Regăsirea documentelor arhivate se realizează după criterii multiple (descriere, perioadă, dată, tip document, conținut, note și comentarii), iar rezultatele căutării sunt conforme drepturilor de acces ale fiecărui utilizator / grup în parte.

Sistemul păstrează istoricul modificărilor asupra documentelor de arhivă (reindexări, modificări, ștergeri, etc), oglindind cu precizie arhiva fizică prin organizarea documentelor în dosare și volume, gestiunea  documentelor conform legislației în vigoare, pe bază de nomenclator  arhivistic anual, permițând crearea, modificarea și gestionarea nomenclatorului de arhivă specific.

Sistemul generează inventarele și registrul de evidență, permițând gestiunea automată a termenelor de păstrare pentru fiecare dosar și înregistrarea operațiunilor de scoatere  din arhivă pentru consultare a dosarelor. Managementul arhivei fizice se realizează cu asigurarea arhivării precise a unui document într-o anumită locație fizică prin gestiunea spațiilor fizice de arhivare, la nivel de clădire, încăpere, raft, cutie, poziție, etc, pe bază de coduri QR și generarea etichetelor pentru coperta dosarelor.

Scanarea codurilor QR ale dosarelor fizice și afișarea dosarului în format electronic, pentru utilizatorii autorizați facilitează managementul documentelor fizice și verificările în arhivă.

Docs 4 Ever – Software de arhivare poate fi furnizat în trei moduri:

  1. Software ca serviciu – documentele arhivate electronic sunt stocate în centrul de date Indeco Soft, certificat ISO 27001 pentru securitatea informațiilor, putând fi consultate prin internet, de către utilizatorii autorizați.
  2. Instalare locală – documentele arhivate sunt stocate pe serverele instituției dumneavoastră.
  3. Servicii complete de arhivare fizică și electronică.

EVALUARE GRATUITĂ

Completează formularul de mai jos, iar noi te vom contacta pentru a programa o vizită de evaluare gratuită la sediul companiei sau instituției tale. Evaluarea durează mai puțin de 30 de minute.

Avantajele digitalizării arhivei cu Docs 4 Ever

Ai acces la documente de oriunde, oricând
Ai acces la arhiva ta digitală în platforma online Docs 4 Ever, cu username și parolă. Desigur, poți opta pentru a stoca arhiva și în sistemul informatic al companiei tale.
Nimeni, în afară de tine, nu are acces la arhiva ta digitală
Datele sunt stocate și criptate într-o bază certificată ISO, asigurând astfel siguranța și confidențialitatea datelor din arhiva ta.
Găsești rapid orice document, cât ai zice "arhivă"
Orice document arhivat este acum atât de simplu de găsit. Poți căuta și filtra arhiva după data, tipul sau numele documentului.
Arhiva digitală respectă structura celei fizice
Documentele din arhiva fizică sunt astfel mai ușor de găsit, pentru că folderele sunt de fapt varianta digitală a cutiilor de dosare din arhiva fizică.
Căută și în conținutul documentului, nu doar în titlu
Softul Docs 4 Ever nu doar scanează ci și recunoaște textul din documente, pentru o căutare mult simplificată și eficientă.
Prelungești viața datelor din documentele fragile
Păstrezi accesul la informații din documente în pericol de deteriorare ireversibilă datorată vechimii sau fragilității hârtiei.

Lasă-ți arhiva în grija noastră

Docs 4 Ever îți vine în ajutor cu un proces simplu, ușor de înțeles, și-ți livrează rezultate în timp util ție și companiei tale, pentru ca tu să te întorci la adevărata pasiune pe care ai investit-o în compania ta și produsele / serviciile pe care le oferă.