Prelucrare arhivistică

Pornind de la Nomenclatorul Arhivistic, îți oferim servicii complete de prelucrare a fondului arhivistic

1. Fondarea

Fondarea sau determinarea apartenenței documentelor este operațiunea arhivistică de delimitare a documentelor aparținând unui creator.

Orice material documentar trebuie ordonat, iar documentele care aparțin aceluiași fond trebuie să fie separate de restul actelor. Acest proces poartă denumirea de fondare.

În cazul în care la arhivă se păstrează documentele unui singur creator, se creează un singur fond, însă dacă în depozit sunt păstrate documente create de instituții desființate sau de antecesorii în drepturi, trebuie create fonduri separate. Dacă materialul documentar s-a amestecat, prima sarcină este delimitarea locului de apartenență inițială al fiecărui document în parte.

2. Ordonarea

Ordonarea este operațiunea arhivistică de grupare a documentelor unităților arhivistice conform unui criteriu: cronologic, cronologic-structural, structural-cronologic, alfabetic, pe probleme, pe corespondenți etc.

Pe parcursul ordonării documentelor fără evidențe, aflate în depozitul de arhivă, se separă documentele de același fel, cu termene de păstrare 1 – 5 ani (boniere, chitanțiere, file de pontaj, condici de prezență), în vederea eliminării lor globale, cu ocazia selecționării, la expirarea termenului de păstrare.

Având în vedere că structura ideală a documentelor arată astfel: fond arhivistic – părți structurale — serii — dosare — documente, nomenclatorul are o importanță deosebită, pentru că, pe lângă faptul că stabilește gruparea pe probleme sau tematică a documentelor, este și oglinda fondului arhivistic al organizației creatoare. Arhivarul/persoana responsabilă cu activitatea de arhivă, în mod normal, preia documentele constituite în u.a., ordonate și inventariate conform nomenclatorului, obligația ce-i mai revine este sistematizarea documentelor în depozit și ținerea evidenței acestora.

3. Inventarierea

Inventarierea este operațiunea arhivistică de luare în evidență a documentelor după ordonarea lor, conform unor criterii stabilite în nomenclatorul arhivistic sau plan metodic de lucru.

O arhivă neinventariată este un depozit de documente moarte, nefolositoare. Inventarierea se face în funcție de modul în care au fost ordonate documentele.

Inventarul cuprinde toate dosarele cu același termen de păstrare, create în cursul unui an, de către un compartiment de muncă.

4. Selecționarea

Selecționarea este operațiunea arhivistică de stabilire a valorii documentar -istorice sau practice a unităților arhivistice dintr-un fond sau colecție, în vederea păstării permanente a celor ce fac parte din Fondul Arhivistic Național și eliminarea celor lipsite de importanță.

EVALUARE GRATUITĂ

Completează formularul de mai jos, iar noi te vom contacta pentru a programa o vizită de evaluare gratuită la sediul companiei sau instituției tale. Evaluarea durează mai puțin de 30 de minute.

Răspunderi și sancțiuni

Neinventarierea documentelor sau neîntocmirea de către creatorii acestora, persoane juridice, a nomenclatoarelor arhivistice pentru documentele propri.

Legea Arhivelor Naționale, art. 36, lit. a.
Nepredarea de către compartimentele unității creatoare, la arhiva proprie, a documentelor cu termen de păstrare permanent, pe bază de inventar și proces-verbal de predare-primire.

Legea Arhivelor Naționale, art. 36, lit. b.
Neselecționarea documentelor create și deținute de către persoane juridice, la termenele prevăzute în nomenclatorul propriu de către comisia de selecționare a documentelor.

Legea Arhivelor Naționale, art. 36, lit. c.

Avantajele prelucrării arhivistice cu Docs 4 Ever

Arhivă prelucrată corect din punct de vedere arhivistic, rapid și cu costuri reduse.
Ai o imagine clară asupra structurii arhivei tale.
Eliberezi spatiu de depozitare pentru documentele curente.

Lasă-ți arhiva în grija noastră

Docs 4 Ever îți vine în ajutor cu un proces simplu, ușor de înțeles, și-ți livrează rezultate în timp util ție și companiei tale, pentru ca tu să te întorci la adevarata pasiune pe care ai investit-o în compania ta și produsele / serviciile pe care le oferă.