Îndosariere și legătorie

Constituirea dosarelor și operațiuni de legătorie

Creatorii și detinătorii de documente sunt obligati să înregistreze si să tină evidența tuturor documentelor intrate, a celor întocmite pentru uz intern, precum și a celor ieșite.

Potrivit legii, anual, documentele se grupează în unități arhivistice, potrivit problematicii și termenelor de păstrare stabilite în nomenclatorul documentelor de arhivă.

Constituirea dosarelor

Documentele se grupează în dosare, potrivit nomenclatorului și se predau la compartimentul de arhivă, în al doilea an de la constituire.

În vederea predării dosarelor la compartimentul de arhivă, se efectuează următoarele operațiuni:

  • ordonăm documentele cronologic sau după alte criterii;
  • îndepărtăm corpurile metalice, filele nescrise, dubletele;
  • legăm apoi documentele în coperți de carton;
  • numerotăm filele dosarelor în colțul din dreapta sus, cu creion negru;
  • nu legăm mai mult de 250-300 de file într-un dosar;
  • înscriem detaliile de identificare pe coperta dosarului.

La ordonarea documentelor păstrate în depozitul de arhivă se mai are în vedere:

  • Documentele neconstituite în dosare, dar care au făcut parte anterior din unități arhivistice, iar în momentul ordonării sunt detașate de unitățile cărora le-au aparținut, se integrează la acestea;
  • Dosarul care cuprinde documente din mai mulți ani va fi ordonat la cel mai vechi an al documentelor cuprinse în acesta;
  • Data actelor ce compun dosarul se stabilește dupa data înregistrării pentru actele intrate și data emiterii pentru cele expediate;
  • Planurile de muncă anuale, bilanțurile, rapoartele, dările de seamă se ordonează la anul la care se referă și nu la anul când au fost întocmite.

Legarea documentelor în dosare

  • Consolidăm suportul grafic, aplicăm alonjele și asezăm filele în colțar pentru a forma blocul de file;
  • Se începe cu fila albă din spate pentru certificare. Dacă în dosar se găsesc file care nu au margine pentru cusut, se lipesc alonje de hârtie alba de 25 mm pentru a se asigura citirea în întregime a textului;
  • Hărțile și planșele din dosar se pliază la formatul colii A4 în așa fel încât să rămână marginea pentru cusut;
  • Filele care sunt mai mici de dimensiunea A5 (ex. chitanțe) se lipesc pe o foaie A4 în cascadă și se aranjează în dosar;
  • Filele dosarului se aranjează în colțar; la dosarul care are file cu alonje se pun la cotor bețe de mucavă de 15 mm pentru a fi uniforme. Deasupra se pune o coală albă. Dosarul se ia din colțar și se încleiește.

EVALUARE GRATUITĂ

Completează formularul de mai jos, iar noi te vom contacta pentru a programa o vizită de evaluare gratuită la sediul companiei sau instituției tale. Evaluarea durează mai puțin de 30 de minute.

Avantajele îndosarierii și legătoriei Docs 4 Ever

Documente arhivate cu materiale de calitate pentru a se păstra în cele mai bune condiții.

Punem accent pe îndreptarea, plierea și legatul documentelor, astfel comprimând volumul final al arhivei tale.

Utilizarea facilă a documentelor.

Lasă-ți arhiva în grija noastră

Docs 4 Ever îți vine în ajutor cu un proces simplu, ușor de înțeles, și-ți livrează rezultate în timp util ție și companiei tale, pentru ca tu să te întorci la adevarata pasiune pe care ai investit-o în compania ta și produsele / serviciile pe care le oferă.

Solicită evaluare gratuită
0362 803 009