Întrebări frecvente

Răspunsuri la cele mai frecvente întrebări

Găsește aici răspunsurile la cele mai frecvente întrebări pe care le au cei care au apelat la serviciile noastre.

Dacă nu găsești răspunsul la întrebarea ta aici, ne poti contacta folosind oricare dintre metodele de mai jos.

Docs 4 Ever oferă servicii arhivistice tuturor creatorilor și deținătorilor de documente (persoane fizice sau juridice), având personal calificat în prestarea serviciilor arhivistice și specializat în gestionarea documentelor din diferite domenii de activitate precum: domeniul notarial, juridic, domeniul financiar-contabil, administrație publică, proiecte din fonduri europene, resurse umane, etc.

Da, conform prevederilor Legii Arhivelor Naționale, deținătorii și creatorii de documente (persoane fizice sau juridice) răspund de evidența, gruparea documentelor în dosare, inventarierea, selecționarea, păstrarea și utilizarea documentelor create și/ sau deținute.

Conform prevederilor art. 109 din Legea 297/2015 actualizată privind Codul de procedura fiscala,  evidențele contabile și fiscale se păstrează, după caz, la domiciliul fiscal al contribuabilului / plătitorului, la sediul social ori la sediile secundare ale acestuia, inclusiv pe suport electronic, sau pot fi încredințate spre păstrare unei societăți autorizate, potrivit legii, să presteze servicii de arhivare.

Nerespectarea prevederilor legale, atrage după caz, răspunderea contravențională, civilă sau penală.

Evaluarea arhivei se realizează în 3 pași:

1. Vizualizarea la fața locului a documentelor create / deținute de Dumneavoastră. În această etapă măsurăm cantitatea arhivei, identificăm anii extremi și constatăm starea de conservare a documentelor;

2. Prioritizarea operațiunilor arhivistice necesare;

3. Comunicarea costurilor și perioadei de execuție a lucrării arhivistice.

Protejarea datelor este foarte importantă pentru noi, astfel că ne asigurăm de confidențialitatea, integritatea și disponibilitatea informațiilor la care avem acces.

Contractele încheiate cu clientii nostri cuprind clauze de confidențialitate în detaliu, conform Regulamentului GDPR.

Întreg personalul angajat în cadrul organizației dispune de un contract de confidențialitate încheiat cu Docs 4 Ever.

Documentele aflate în păstrarea noastră, sunt transmise în siguranță prin e-mail la solicitatarea clientului, sub formă de fișiere criptate, astfel încât doar destinatarul, utilizând parola primită de către noi, poate citi conținutul documentului.

Depozitul nostru este special amenajat pentru păstrarea și conservarea documentelor, fiind avizat de Arhivele Naționale ale României.

Documentele aflate în păstrarea noastră, sunt organizate pe compartimente, ani și termene de păstrare, depozitate în cutii de carton pe rafturi metalice.

Spațiul este supravegheat 24/24 video, fizic și electronic.

Apelând la o echipă de specialiști, beneficiezi garantat de servicii arhivistice de calitate, efectuate la timp și cu costuri reduse.

Spațiul destinat depozitării arhivei trebuie să fie special amenajat în acest scop, cu asigurarea condiţiilor necesare pentru păstrarea corespunzătoare a documentelor şi pentru protecţia lor faţă de acţiunea agenţilor de deteriorare: praf, lumina solară, solicitări la uzura mecanică, variaţii de temperatură şi umiditate, temperaturi excesive, surse de infecţie sau întreţinere a agenţilor biologici, pericol de foc, inundaţii sau infiltraţii de apă.

Lasă-ți arhiva în grija noastră

Docs 4 Ever îți vine în ajutor cu un proces simplu, ușor de înțeles, și-ți livrează rezultate în timp util ție și companiei tale, pentru ca tu să te întorci la adevărata pasiune pe care ai investit-o în compania ta și produsele / serviciile pe care le oferă.