Eficiență în birou: arhivarea documentelor ca strategie pentru productivitate crescută
Dacă spațiul din birou a ajuns să fie decorat cu documente, ori încăperea destinată păstrării arhivei este arhiplină și pur și simplu nu știi cu ce și de unde să începi, acest articol este pentru tine!
Când a fost ultima dată când ai pierdut minute prețioase căutând un document important printre hârtii împrăștiate peste tot, în bibliorafturi și dosare înghesuite pe rafturi sau în sertare umplute până la refuz? Ieri? Săptămâna trecută?
Această situație de haos și dezordine poate avea un impact semnificativ asupra productivității tale. Căutarea unui singur document poate dura minute, poate chiar ore, ceea ce înseamnă timp pierdut care putea fi folosit pentru alte sarcini importante. În plus, această lipsă de organizare poate duce la confuzie și erori, care pot afecta negativ calitatea muncii tale și poate chiar afecta relațiile cu colegii și clienții.
Arhivarea documentelor nu este doar despre depozitarea lor, ci și despre organizare. Dacă simți că nu mai ai controlul asupra documentelor tale, este momentul să iei măsuri și să începi să le organizezi eficient.
Nu mai pierde timpul căutând prin hârtii și documente împrăștiate!
Descoperă cum să eficientizezi arhivarea documentelor și să-ți organizezi biroul într-un mod care te ajută să fii mai eficient și să economisești timp prețios în fiecare zi.
Punctul zero al arhivei – soluția pentru un birou organizat
Un spațiu de lucru bine organizat este mult mai mult decât un simplu birou curat și ordonat. Este un mediu care îți va influența în mod pozitiv creativitatea, performanța și starea de spirit și te va ajuta să te concentrezi mai bine asupra sarcinilor zilnice.
Am lucrat cu zeci de societăți comerciale și instituții publice din rolul de specialist în domeniul arhivistic și de fiecare dată a fost nevoie să implementez procedura pe care am denumit-o punctul zero al arhivei. Am reușit astfel, într-un termen optim, să eliberăm birourile de hârtii, să eliminăm documentele inutile, să organizăm întreaga arhivă, rezultând la final un spațiu de lucru aerisit și o arhivă pusă la punct.
Principala cauză este întârzierea în luarea măsurilor!
Imaginează-ți o locuință în care zile întregi nu se spală vasele, nu se aranjează hainele în dulap, nu se debarasează lucrurile inutile și nu se așează obiectele la locul lor. Cum ar arăta după 30 de zile? Dar după un an sau mai mulți?
Șase pași de urmat pentru a rămâne organizat prin arhivarea documentelor
1. Fă-ți o imagine de ansamblu
Este extrem de important să înțelegi care este volumul total de acte existent în birou, categoria din care fac parte și perioada în care au fost create documentele. Aceste informații îți vor aduce claritate, iar apoi, având la îndemână prevederile legii arhivelor naționale referitoare la obligațiile creatorilor și deținătorilor de documente, vei putea stabili un plan de acțiune.
2. Întocmește Nomenclatorul Arhivistic
Pornind de la modul în care societatea ori instituția în care lucrezi este organizată (organigrama), pentru a începe arhivarea documentelor se întocmește ceea ce se cheamă Nomenclator Arhivistic – un instrument de lucru ce cuprinde toate categoriile de documente create de fiecare compartiment în parte și termenul lor de păstrare.
Atenție! Termenele de păstrare se stabilesc ținând seama de fiecare compartiment în parte, coroborat cu legislația în vigoare și ulterior cu Avizul Arhivelor Naționale.
Acest instrument este de mare ajutor pentru a reuși în fiecare an să elimini documentele ce nu mai sunt utile, respectând în acest fel și reglementările arhivistice și legislația în vigoare, fără a ajunge în situații inconfortabile, în cazul unui control în care îți poate fi solicitat un document care nu mai există și care a fost distrus fără respectarea acestor norme.
3. Înțelege care documente rămân în birou și care pot fi predate la arhivă
Actele din anul curent, ori actele mai vechi, dar care sunt deschise pentru că se continuă activitatea (spre exemplu un proiect demarat în anul 2022 care se continuă și în 2023), sunt cele care rămân în birou.
Iar documentele create anterior anului curent se predau la arhivă (spre exemplu actele contabile create în anul 2022).
Documentele care se predau la arhivă se grupează după Nomenclatorul Arhivistic, pe categorii, pe ani și termene de păstrare și se prelucrează arhivistic.
4. Continuă cu lucrarea de selecționare
Pentru a menține echilibrul în arhivă, un pas esențial îl constituie eliminarea documentelor care nu mai prezintă valoare practică și care au ieșit din termenul de păstrare prevăzut de Nomenclatorul Arhivistic și legislația în vigoare.
Atenție! Documentele ieșite din termenul de păstrare nu se pun pe foc, nu se aruncă la gunoi și nu se distrug fără avizul Arhivelor Naționale.
5. Stabilește o procedură pentru gestionarea eficientă a documentelor curente
O procedură privind gestionarea documentelor curente transformă haosul într-un proces organizat și simplifică, ulterior, punerea în practică a operațiunilor de prelucrare arhivistică.
Prin implementarea unei proceduri, se asigură o mai bună monitorizare a fluxului documentelor, o identificare mai rapidă a documentelor necesare, o gestionare mai eficientă a informațiilor și o reducere a riscului de pierdere sau distrugere accidentală a documentelor.
6. Numește un responsabil cu arhiva
Numirea unei persoane responsabile cu evidența documentelor intrate și ieșite din arhivă poate asigura mentenanța arhivei, eliminând riscul de a rătăci vreun act și minimizând în același timp posibilitatea producerii dezordinii.
Lasă-te inspirat de luna martie, luna curățeniei de primăvară, și pune pe lista de priorități organizarea documentelor
În situația în care întâmpini probleme sau ai nevoie de ajutor cu arhivarea documentelor, este recomandat să cauți sprijin și consultanță specializată.
Dacă crezi că și pentru tine poate funcționa procedura noastră de lucru, programează o întâlnire de evaluare gratuită.
Principiul de bază al universului este ordinea
– Herbert Harris
Pornind de la vorbele lui Herbert Harris, îți doresc să menții ordinea în spațiul în care lucrezi, în casa ta și chiar și în mintea ta!
